¿Tienes un sistema para la gestión de sus facturas?

El 6 de diciembre pasado, se publicó en el Boletín Oficial del Estado el Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento estableciendo los requisitos para los sistemas informáticos de facturación. Su objetivo es prevenir la fabricación, producción, importación y tenencia de sistemas y programas informáticos que faciliten la manipulación de datos contables, de facturación o fiscales.

Este Reglamento define un sistema de facturación como el conjunto de hardware y software capaz de admitir la entrada, conservar y procesar información de facturación. La idea es garantizar la trazabilidad de todo el proceso, desde la orden de compra hasta la factura final.

Un sistema de facturación debe cumplir estas tres funciones para ser considerado como tal. Una simple aplicación de ofimática no calificaría, a menos que esté adaptada de manera sofisticada para cumplir con estos requisitos.

Los sistemas de facturación deben ser certificados por sus productores, asegurando el cumplimiento de los requisitos establecidos. El ámbito subjetivo del Reglamento se aplica a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, IRPF, Impuesto sobre la Renta de no Residentes y entidades en régimen de atribución de rentas, así como a los productores y comercializadores de estos sistemas.

La emisión de la factura es solo el último paso del proceso de facturación. Lo esencial es que los sistemas generen registros de facturación inalterables y trazables. Estos registros deben contar con una huella digital única y ser firmados electrónicamente, según lo establecido en el Reglamento.

Los sistemas de facturación deben tener la capacidad de conectarse en tiempo real con la administración para remitir los registros de facturación de forma voluntaria, lo que los clasificaría como «Sistemas de emisión de facturas verificables».

En caso de que el sistema remita los registros a la Agencia Tributaria, las facturas generadas deberán incluir una frase específica y un código QR para acceder a cierta información sobre la factura.

Para quienes enfrenten dificultades en la implementación, la Agencia Tributaria planea desarrollar una aplicación informática de facturación como alternativa a las soluciones privadas. Además, las empresas obligadas o acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII) quedan excluidas de las obligaciones del Reglamento.

Esta normativa, aunque ambiciosa, será difícil de aplicar y requerirá cambios significativos en los procesos de facturación de muchos contribuyentes. Es esencial tener en cuenta los plazos de entrada en vigor.

Los obligados tributarios deben tener operativos sus sistemas de facturación antes del 1 de julio de 2025. Los productores y comercializadores deben adaptar sus productos dentro de los nueve meses posteriores a la entrada en vigor de la Orden Ministerial que regula las características técnicas de los sistemas.

Este Real Decreto está relacionado con la obligación de emitir facturas electrónicas introducida por la Ley Crea y Crece. La combinación de estas normativas, junto con el SII, resultará en el envío masivo de información a la administración en plazos muy cortos.

Por último, cabe mencionar la propuesta de la Comisión Europea para modernizar el sistema común del IVA en la UE, denominada «El IVA en la Era Digital» (ViDA), que busca implementar un estándar europeo de facturación electrónica y de reporte transaccional en tiempo real para el año 2028.

FTE: LEGALTODAY

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