Aspectos claves de las obligaciones de cumplimiento normativo para empresas internacionales en España

Las filiales de empresas extranjeras en España deben cumplir con una serie de obligaciones legales para garantizar su conformidad con la normativa española y evitar sanciones, problemas en licitaciones y daños a su reputación.

Además de las obligaciones mercantiles y fiscales, como el depósito de cuentas anuales, libros de actas y contables, y las obligaciones previdenciales, como el pago de nóminas y la tesorería de la seguridad social etc…, existen otras obligaciones esenciales que deben ser observadas, y que se describen brevemente a continuación

Todas las empresas en España, independientemente de su tamaño, están obligadas a implementar un protocolo contra el acoso sexual y/o por razón de sexo. La ausencia de este protocolo es una infracción grave, sancionable con multas de hasta 7.500 euros. Este protocolo debe incluir procedimientos específicos para la prevención y denuncia de casos de acoso, asegurando un entorno laboral seguro y respetuoso y protegiendo así a la empresa de posibles daños reputacionales.

La implementación de un programa de compliance penal es esencial para eximir a la empresa de responsabilidad penal por delitos cometidos en su seno. Esto es particularmente relevante para filiales de empresas extranjeras, donde los órganos de control y administración no siempre están presentes en el País. Un sistema de compliance debe adaptarse a la normativa española, no siendo suficiente contar con un programa diseñado solo para la matriz. Este programa debe incluir políticas y procedimientos internos destinados a prevenir, detectar y corregir comportamientos ilícitos dentro de la empresa.

Todas las empresas con 50 o más personas trabajadoras están obligadas a disponer de un canal de denuncias. Además, empresas de menor tamaño pueden estar sujetas a esta obligación dependiendo de circunstancias específicas, por lo que es aconsejable realizar una valoración al respecto.

Es importante que este canal cumpla con la normativa local, ya que un canal de denuncias establecido en el extranjero por la matriz no es suficiente (se recuerda que las sanciones por incumplimiento pueden alcanzar hasta un millón de euros).

La implementación de un canal de denuncias no solo es una obligación legal, sino también una herramienta para fortalecer la confianza y la reputación de la empresa ante bancos, inversores, empleados y socios comerciales.

Consiste en un conjunto de medidas adoptadas tras realizar un diagnóstico de situación, con el objetivo de garantizar la igualdad de trato y oportunidades entre mujeres y hombres y eliminar cualquier tipo de discriminación por razón de sexo. Un plan de igualdad es obligatorio para las empresas con más de 50 trabajadores, pero en algunos casos, también es mandatorio para empresas de menor tamaño, dependiendo del convenio colectivo u otros factores. Por lo tanto, es conveniente realizar un análisis para determinar si la empresa está obligada a implementar un plan de igualdad.

La Ley 4/2023 establece que, a partir del 2 de marzo de 2024, todas las empresas con 50 o más personas trabajadoras -es decir, todas las entidades obligadas a tener un Plan de Igualdad- tendrán que implantar un conjunto de medidas y recursos para lograr la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI, incluyendo un protocolo de actuación para la prevención y actuación en situaciones de acoso y/o violencia contra las personas LGTBI. En caso de incumplimiento, se prevén multas de hasta 150.000 euros.

Las operaciones entre entidades de un mismo grupo deben valorarse a precios de mercado, lo que conlleva determinadas obligaciones documentales y de información. Aunque el estudio de precios de transferencia pueda estar realizado por la matriz, es necesario verificar su conformidad con los parámetros establecidos por la normativa española para estar protegidos en caso de inspección.

El RGPD impone a todas las empresas que traten datos personales la obligación de proteger dichos datos y garantizar los derechos de los interesados. Las filiales en España deben asegurarse de que sus prácticas de gestión de datos personales cumplan con los requisitos del RGPD, lo que incluye, entre otros, la obtención de consentimientos, la adopción de medidas de seguridad adecuadas, y la notificación de brechas de seguridad. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha actualizado su Guía sobre el uso de cookies, cuyo plazo finalizaba el 11 de enero de 2024. Una de las principales adaptaciones consiste en ser más transparente para el usuario y crear un banner con tres botones “ACEPTAR COOKIES”, “RECHAZAR COOKIES” y “CONFIGURACIÓN”.

En resumen, cumplir con estas obligaciones adicionales es fundamental para que las filiales en España operen conforme a la ley y eviten sanciones que pueden ser costosas tanto económicamente como en términos de reputación. Un cumplimiento también mejora su imagen y atractivo en el mercado, creando un entorno de confianza para empleados, socios comerciales e inversores.

En Escura, estamos especializados en el asesoramiento de filiales de empresas extranjeras en España y contamos con departamentos dedicados al cumplimiento normativo. Nuestro equipo puede ayudar a su empresa a cumplir con todas las obligaciones legales y normativas, asegurando así su operatividad y reputación en el mercado español.