La inteligencia artificial está revolucionando cada aspecto de nuestras vidas, y el mundo profesional no se queda atrás. Pero ¿cómo aprovechar esta revolución tecnológica en nuestro día a día laboral? Para desvelar estos secretos, conversamos con Natalia Montolio, una visionaria que está redefiniendo las reglas del juego en el sector de las ventas.
Esta Ingeniera Industrial no solo domina las herramientas más potentes del momento en el mundo de las ventas como LinkedIn, Sales Navigator y ChatGPT, sino que además comparte su expertise como mentora y formadora. Su misión: ayudar a profesionales y empresas a destacar en un mercado cada vez más competitivo, implementando estrategias innovadoras y eficaces, donde la IA juega un papel muy importante.
Es curioso cómo ChatGPT se ha convertido en la estrella de la IA, pero sabemos que hay todo un universo de inteligencias artificiales ahí fuera. ¿Nos ayudas a entender este ecosistema?
Por supuesto. La inteligencia artificial es un campo muy amplio con diferentes especialidades. Por ejemplo, tenemos la visión artificial que permite a las máquinas «ver» e interpretar imágenes, como la que usa Tesla en sus coches autónomos. También existe la IA especializada en analizar datos y encontrar patrones, muy útil en diagnósticos médicos o predicciones financieras. Y luego están los modelos de lenguaje como ChatGPT, que pertenecen a una categoría llamada IA generativa.
Lo fascinante de ChatGPT es su capacidad para entender y comunicarse de forma natural con los humanos, como si mantuvieras una conversación con un experto en múltiples materias. Es una herramienta que ha democratizado el acceso a la IA, permitiendo que cualquier profesional pueda aprovecharla sin necesidad de conocimientos técnicos.
En mi experiencia, es como tener un asistente brillante que puede ayudarte a redactar, investigar, analizar y generar ideas en cuestión de segundos.
He escuchado a profesionales decir que «ChatGPT se equivoca» o «da respuestas sin sentido», o incluso que “ChatGPT miente” ¿Qué hay de cierto en esto?
Mira, es muy interesante esta pregunta. La realidad es que cuando escuchamos que «ChatGPT se equivoca» o «da respuestas sin sentido», o incluso que miente generalmente el problema está en cómo hacemos las preguntas, no en la herramienta.
Es exactamente lo que pasa en la vida común. En función de cómo me hagas una pregunta a mí ahora mismo, podrías pensar que no sé del tema o incluso que te estoy mintiendo, cuando el problema real es que la pregunta no fue clara.
Por ejemplo, en el caso de los Despachos Profesionales, si un cliente llega a su asesor y le dice «revisa las cuentas que hay errores», el asesor podría pasarse horas revisando todo el balance, cuando en realidad el cliente solo se refería a una factura específica del mes pasado. ¿El asesor hizo mal su trabajo? No, simplemente la petición no fue precisa.
Con ChatGPT es idéntico. Si le pides «ayúdame con el informe», te dará una respuesta vaga. Pero si le dices «necesito un informe de ventas del primer trimestre, comparándolo con el año anterior y destacando las tres métricas principales», obtendrás exactamente lo que buscas.
No es que ChatGPT mienta o se equivoque, es que, como cualquier profesional, necesita claridad para dar respuestas precisas. La calidad de la respuesta siempre dependerá de la calidad de la pregunta.
Entonces, ¿cómo debemos comunicarnos con ChatGPT para obtener los mejores resultados?
Mira Gloria, de la misma forma que para entendernos tu y yo usamos la oración, y como mejor construida esté la oración y más detalles de te dé, mejor será la respuesta obtenida, con ChatGPT usamos el prompt para comunicarnos.
El prompt es la pregunta, petición o mensaje que la das a ChatGPT para comunicarte. Simplemente es lo que le pides, por ejemplo “dame 3 ideas de nombre para un despacho Profesional que se dedicará a emprendedores” , eso es un prompt, y para conseguir buenos resultados tengo que saber, como funciona ChatGPT y como se estructura un prompt.
¿Por qué un Despacho Profesional querría aprender ChatGPT?
Es muy simple Gloria, los despachos profesionales deben aprender a usar ChatGPT ahora mismo porque estamos viviendo un cambio radical en la forma de trabajar.
Es como cuando llegó internet o el email – los que se adaptaron primero tomaron ventaja enorme. La diferencia es que esta transformación está siendo mucho más rápida y profunda.
El momento es ahora, cuando la herramienta es relativamente sencilla de aprender. En cinco años será mucho más compleja, y la brecha entre los que saben usarla y los que no será enorme.
Es mejor subirse al tren cuando está arrancando y aprender el camino, que intentar saltarse a él cuando va a toda velocidad. Ahora mismo estamos viendo en directo cómo la IA está transformando profesiones que llevan décadas trabajando igual.
¿Qué es lo más básico que puede hacer ChatGPT por un Despacho Profesional?
Te puede ayudar a generar ideas, redactar, resumir y editar documentos, contestar emails de clientes, preparar presentaciones en ppt, preparar propuestas, analizar datos en Excel para tomar decisiones, preparar mensajes de ventas, preparar reuniones, negociaciones, contratos, publicar en redes sociales, automatizar tareas, buscar información, mejorar la experiencia del cliente, crear planes formativos… En definitiva, realizar de forma más eficaz y con más calidad todas las rutinas diarias. Un cliente pasó de tardar 20 minutos por email a resolverlos en 2 minutos. También es excelente para crear presentaciones PowerPoint en minutos y no te estoy exagerando.
El impacto en Excel es espectacular. Puede crear fórmulas complejas, automatizar análisis y generar dashboards. Un despacho fiscal redujo sus informes mensuales de dos días a dos horas.
Pero para mí lo más importante, es que cuando sabes usarlo, y lo usas cada vez más, no tiene límites, te puede ayudar en todo, a ser más productivo, a tomar mejores decisiones, y cada vez te da más ideas de cómo usarlo más y mejor para tu Despacho Profesional.
Parece ser que ChatGPT es espectacular para contenido en Redes Sociales, ¿Es cierto?
Sí, es cierto. ChatGPT es una herramienta espectacular para redes sociales porque te permite crear contenido rápido, creativo y adaptado a tu audiencia. Por ejemplo, te ayuda con ideas de publicaciones, títulos atractivos o incluso calendarios de contenido. Además, puedes personalizarlo según el estilo que quieras usar y ahorrar muchísimo tiempo. Es como tener un asistente creativo disponible 24/7
¿Puede ChatGPT sustituir a servicios como misclientesparasiempre.es?
No, ChatGPT no puede sustituir a servicios como misclientesparasiempre.es. MisClientesParaSiempre es una plataforma que proporciona contenido predefinido y plantillas específicamente diseñadas para despachos profesionales – artículos, newsletters, y posts de redes sociales ya preparados para el sector y revisadas por especialistas del sector.
ChatGPT, por otro lado, es una herramienta generalista que necesita instrucciones específicas cada vez. Aunque puede ayudar a personalizar y adaptar contenido, no ofrece ese contenido ya preparado y específico para despachos profesionales que ofrece MisClientesParaSiempre.
Es como la diferencia entre tener un escritor que puede escribir de todo (ChatGPT) y tener una biblioteca especializada de contenido listo para usar en tu sector (MisClientesParaSiempre). Cada uno tiene su propósito y pueden incluso complementarse, pero no se sustituyen
La confidencialidad es crucial en los despachos. ¿Cómo se gestiona esto con ChatGPT? ¿Dónde va aparar la información que le pones en ChatGPT?
La información que introduces en ChatGPT para hacerle peticiones, va a los servidores de OpenAI, y se usa para entrenar la propia herramienta, es decir cada vez va aprendiendo con la información que le introducimos.
Ahora bien, hay 4 licencias diferentes de ChatGPT: La versión gratuita NO es apta para información confidencial pues los datos pueden usarse para entrenamiento. La versión Pro ofrece mayor privacidad para uso individual. Teams es ideal para despachos pequeños, mínimo dos licencias, con espacios de trabajo compartidos y gestión de accesos. Enterprise, que usan grandes despachos, a partir de 150 licencias, incluye cifrado avanzado, cumplimiento GDPR, y la garantía de que tus datos no se usan para entrenamiento. Yo estoy trabajando con la licencia Teams, para empresas de todo tipo.
¿Cuáles son los riesgos más importantes que debemos considerar?
A parte de los sesgos, el riesgo más peligroso es usarlo para temas que no dominas profesionalmente. He visto casos alarmantes: personas autodiagnosticándose enfermedades, emprendedores redactando contratos legales sin revisión profesional… ChatGPT es un asistente, no un experto. En temas legales o médicos, puede ser especialmente peligroso confiar ciegamente en sus respuestas. Es muy parecido a un GPS, es útil si tienes idea a donde vas, pero sin tener ni idea, puedes acabar tirado en un barranco, como hemos visto casos.
¿Crees que la IA acabará con profesionales de despachos profesionales?
Creo que potenciará a los profesionales que son buenos en su profesión y tengan mentalidad abierta para actualizarse. El riesgo es para profesionales de mente cerrada que no quieran aprender estas tecnologías.
Hemos oído que algunos despachos están creando “su propio ChatGPT”. ¿Qué nos puedes contar sobre esto?
Claro, varias firmas legales están desarrollando versiones internas de ChatGPT para mejorar la eficiencia y seguridad en sus operaciones, incluso en Amado Consultores Imagina tener toda la información a disposición de tus empleados, con un ChatGPT cerrado, entrenado específicamente con todo el conocimiento, operaciones y documentación del Despacho Profesional, ¿No es fascinante?
Para terminar, ¿qué les dirías a quienes aún son escépticos?
ChatGPT es como el email, o la web, en los 90 – al principio parecía prescindible, hoy es esencial. Un cliente escéptico me llamó tras una semana: «He recuperado la inversión solo en tiempo ahorrado«. Es una herramienta sencilla, pero para aprovecharla al máximo, necesitas construir una base sólida. Con unos pilares bien establecidos, su potencial no tiene límites. Así que mi consejo es formar bien a tu despacho, entender cómo integrarlo en tus procesos y, desde ahí, dejar que transforme tu manera de trabajar. La pregunta no es si deberías usarlo, sino cuánto tiempo más puedes permitirte no hacerlo.
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Natalia Montolio es experta en implementación de IA en entornos profesionales y creadora del programa ChatGPTDespachosProfesionales, diseñado específicamente para profesionales y directivos de Despachos Profesionales, que buscan optimizar sus procesos mediante el uso de inteligencia artificial.
