La gestión de los gastos de viaje empresariales suele ser una fuente de ineficiencias que afecta a diversos procesos. Los gastos en los que incurre el personal durante un viaje de trabajo pueden ser muy variados: transporte, comidas, alojamiento, entre otros, y es fundamental que estén debidamente justificados para que la empresa pueda deducirlos fiscalmente.
No todos los gastos pueden ser cargados a la empresa o reembolsados al empleado. Es crucial contar con una supervisión eficaz para evitar sobrecostes o intentos de fraude, de ahí la importancia de que las solicitudes y aprobaciones de gastos se realicen de forma ágil.
La gestión de estos gastos involucra a diversos departamentos: Recursos Humanos, Contabilidad, Facturación y los supervisores, además de los empleados que realizan el viaje. Pero, ¿cómo lograr una gestión más eficiente de estos gastos con la automatización que ofrece un software de control de gastos de viaje? A continuación, te lo explicamos.
¿Qué es la gestión automatizada de gastos?
Una gestión automatizada implica el uso de un software que permite planificar viajes y gastos, gestionar solicitudes, almacenar facturas digitalmente y aplicarlas automáticamente en la nómina, además de reflejarlas en la contabilidad. Tradicionalmente, estas tareas se han realizado de forma manual, con almacenamiento físico de tickets y facturas, supervisión mediante contacto directo, y reembolsos aplicados manualmente en nóminas.
Los nuevos procedimientos digitales facilitan la integración entre todas las partes involucradas, desde Recursos Humanos hasta Finanzas, permitiendo a los empleados enviar sus facturas de forma sencilla a través de una app.
¿Cuáles son los beneficios de automatizar la gestión de gastos de viajes?
La automatización evita los errores e ineficiencias propios de una gestión manual, donde suelen surgir malentendidos y discrepancias entre los gastos solicitados y las facturas reales. El proceso es más productivo, ahorra tiempo y minimiza errores que podrían generar inconsistencias en las declaraciones fiscales.
Consistencia y precisión en los reportes de gastos
Uno de los principales beneficios es la precisión en los informes de gastos de viaje. Al digitalizar todos los datos y gestionar las solicitudes de forma controlada, se consigue una mayor consistencia y se evitan discrepancias y malentendidos por pérdida de tickets o facturas.
Automatización del flujo de aprobación de gastos
El software facilita la automatización del flujo de aprobación de gastos, permitiendo que las solicitudes se realicen digitalmente y que los responsables las aprueben rápidamente. Esto ofrece una confirmación ágil, mejorando la productividad de los empleados en sus viajes.
Visualización de los gastos en tiempo real
Los responsables pueden monitorizar los gastos en tiempo real durante los desplazamientos, lo que permite una supervisión más eficiente y una contabilización rápida en el software ERP de la empresa, aplicando los reembolsos correspondientes de manera precisa.
Análisis de patrones de gasto para optimizar costos
El software también permite analizar los patrones de gasto, ayudando a identificar oportunidades de ahorro en los viajes corporativos, como la conveniencia de contar con un seguro de viaje con coberturas adecuadas para la empresa.
Mayor comodidad para los viajeros de negocios
Los empleados pueden gestionar todo de forma más sencilla: solicitar aprobaciones, enviar facturas y tickets, o acceder a información relevante como coberturas de seguro o incentivos, todo desde una herramienta que facilita la comunicación interna.
¿Por qué es importante usar un software especializado para gestionar los gastos de viajes?
Las empresas pueden optar por una gestión manual, lenta e ineficiente, o utilizar un software especializado que permita controlar gastos y evitar sorpresas. Esta última opción es la más recomendada para empresas de tamaño medio que realizan muchos viajes corporativos, ya que mejora la rentabilidad de los desplazamientos, previene fraudes y optimiza procesos internos.
Desde Zucchetti Spain, te invitamos a conocer ZTravel, nuestro software de gestión de gastos de viajes corporativos que ayuda a mejorar el ROI de tus desplazamientos y a optimizar procesos para aumentar tu productividad.
