España da un paso hacia la digitalización de la facturación

Fernando Matesanz, de Spanish VAT Services, informa sobre un importante avance en el camino de España hacia la facturación electrónica obligatoria entre empresas, aunque aún no se ha tomado una decisión definitiva. El 6 de diciembre de 2023 se publicó en España un decreto real que aprueba la normativa que establece los requisitos para los denominados sistemas de facturación informáticos.

Dicha normativa está estrechamente vinculada a la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas entre empresas, una medida que aún no se ha implementado en España, ya que actualmente solo existe un borrador de la normativa aplicable, pero todo indica que pronto será una realidad.

El objetivo de la nueva normativa sobre sistemas de facturación, que entrará en vigor en julio de 2025, es prevenir o dificultar la fabricación, producción y posesión de sistemas y programas informáticos que permitan o faciliten la manipulación o ocultación de datos contables, de facturación o fiscales.

Esta regulación se dirige a productores, comercializadores y usuarios de estos sistemas de facturación informatizados. Se especifica claramente que quedan excluidas de ella las empresas que no sean contribuyentes en España a efectos de impuestos directos.

La normativa recién publicada define las características y funcionalidades que deben tener todos los sistemas de facturación electrónica mencionados. Algunas de estas características incluyen la creación de asientos contables por cada adición, cancelación o modificación de una factura. A estos asientos se les debe añadir un ‘hash’ de trazabilidad, de manera que cada acción realizada en el sistema de facturación quede registrada e inalterable. También se establece la obligación de incluir un código QR en las facturas, que permitirá acceder a información detallada sobre las mismas.

Sin embargo, quizás la principal novedad es que los sistemas de facturación informatizados deben poder conectarse en tiempo real con la administración tributaria para, por el momento de forma voluntaria, enviar constantemente las facturas a la administración. Las facturas enviadas mediante este proceso mostrarán «factura verificada», para dar total seguridad a las partes involucradas en la operación. Se trata, por tanto, de un tipo de sistema de compensación, similar a los que existen en otros estados miembros.

La normativa permite delegar las tareas de facturación a terceros y establece que la entidad que produce el sistema informático debe certificar, mediante una declaración responsable muy detallada, que el sistema cumple con todas las características establecidas por esta normativa.

Posibles problemas con la regulación de sistemas de facturación informáticos de España

Como se puede imaginar, la publicación de una nueva norma suscita preguntas y dudas.

Por ejemplo, no se proporciona una definición clara de lo que se entiende por «sistema de facturación informatizado». Surge la pregunta de si la nueva norma se refiere exclusivamente a los sistemas ERP empresariales (lo cual sería lo más lógico) o si también se refiere a cualquier sistema de ofimática (procesadores de texto y hojas de cálculo) que muchas pequeñas empresas con recursos limitados utilizan para crear sus facturas. Es muy importante aclarar este punto.

También hay dudas sobre el alcance de la responsabilidad en caso de delegar tareas de facturación a terceros e incluso sobre el alcance de la exención de las nuevas obligaciones y, en particular, su integración con el denominado sistema de declaración de IVA en tiempo real (SII) que está en vigor en España desde 2017. Parece que algunas obligaciones podrían duplicarse, lo cual no debería ser aceptable.

Como se ve, se trata de una regulación ambiciosa, con una implementación difícil que obligará a realizar numerosos cambios en los procesos de facturación de una gran cantidad de sujetos pasivos españoles.

Desafíos futuros para el mundo del IVA

Como se ha mencionado, esta regulación está estrechamente relacionada con la obligación de emitir facturas electrónicas que probablemente se apruebe pronto. Esta normativa requerirá la emisión de facturas electrónicas entre sujetos pasivos (B2B), facturas que deben enviarse a una serie de plataformas electrónicas para que estas, a su vez, las envíen a la oficina de impuestos española.

La fusión de ambas normativas, junto con el sistema SII, resultará en el envío de una gran cantidad de datos procedentes de millones de operaciones a la administración tributaria en intervalos de tiempo muy breves. Esta información representa una herramienta extremadamente valiosa y otorga un poder considerable a quien la posee, en este caso, a la administración tributaria.

En algún momento, todo esto deberá sincronizarse con la propuesta del IVA en la Era Digital. Los tiempos venideros plantean, sin duda, un desafío significativo para el ámbito del IVA.

Fuente: Internatinal Tax Review

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