Las empresas se enfrentan a nuevos desafíos en cuanto al registro de la jornada laboral de sus empleados. Inicialmente, muchas organizaciones comenzaron a implementarlo como resultado de la normativa que exige llevar un control horario, aunque varias optaron por hacerlo de manera analógica o en papel.
El teletrabajo y el trabajo híbrido, que son tendencias emergentes, han complicado aún más la gestión del registro. La necesidad de centralizar el control horario ha llevado a muchas compañías a darse cuenta de que registrar la jornada laboral en papel tiene muchas ineficiencias y aumenta el riesgo de fraude y manipulación.
Este cambio hacia un registro digital que contabilice las horas efectivas también está resonando a nivel legislativo. Se prevé una reforma normativa que obligará a las empresas a llevar un registro horario digital, accesible para los inspectores de Trabajo.
Importancia del control de la jornada laboral
El control de la jornada laboral es crucial para todas las partes involucradas. Para el trabajador, permite que se registren de manera objetiva las horas efectivas trabajadas, diferenciando entre horas ordinarias y extraordinarias, lo cual se refleja directamente en la nómina.
Desde el punto de vista de la dirección de la empresa, es vital para monitorear las horas trabajadas por el personal. El departamento de RRHH puede así evaluar el cumplimiento de la normativa laboral, determinar si es necesario contratar más personal o identificar empleados que no están cumpliendo con sus obligaciones.
Para que sea efectivo, el control de la jornada laboral debe implementarse con una de las diversas soluciones de fichaje, considerando que no todas ofrecen el mismo nivel de seguridad y fiabilidad.
Ley de control de la jornada laboral
La Ley de Control de Jornada Laboral, vigente desde 2019, obliga a todas las empresas, autónomos y entidades con empleados a llevar un registro de la jornada laboral, diferenciando entre horas ordinarias y extraordinarias.
Como mencionamos antes, existen diferentes sistemas para llevar este control, y hasta la fecha, las empresas no están obligadas a hacerlo de manera digital. Esta normativa, derivada de una directiva europea y aplicada mediante el Real Decreto Ley 8/2019, ha generado conflictos judiciales por supuesta manipulación del registro horario, lo que está impulsando la necesidad de una reforma legislativa para prevenir el fraude y exigir el registro digital.
En esta línea, la nueva normativa que propone la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales también prevé la obligación de que las empresas utilicen un sistema digital para registrar las horas trabajadas, eliminando el uso del papel.
Cómo gestionar el control de la jornada laboral
Muchos aún se preguntan cómo gestionar el control de la jornada laboral y buscan la mejor manera de hacerlo. Es un hecho que los registros en papel presentan un mayor riesgo de manipulación y fraude, dado que son más fáciles de alterar, mientras que un software registra cualquier intento de modificación o fraude.
El uso de un software de control horario es actualmente la opción más eficaz para gestionar el registro de horas efectivas, asegurando el cumplimiento de la normativa vigente o de la futura reforma legislativa que obligará a las empresas a utilizar este tipo de sistemas.
Métodos tradicionales de registro de jornada laboral
Como hemos señalado, los métodos tradicionales, como el uso de papel, presentan mayores riesgos en comparación con un software de control horario. Es importante conocerlos, pero si diriges una empresa con varios empleados o si la reforma legislativa entra en vigor, deberás considerar la necesidad de cambiar a una herramienta digital para el control de fichajes.
Registro de jornada laboral en papel
Este método tradicional implica colocar una hoja de registro en la entrada de la oficina, donde cada empleado anota la hora de entrada y salida, incluyendo los tiempos de descanso. Es un procedimiento fácil de manipular, tanto por la dirección como por el personal, y además, requiere una gestión administrativa más extensa y complicada al tener que cotejar y anotar todas las hojas de registro para calcular las horas extraordinarias y las nóminas.
Pasos para realizar el control de jornada laboral con una plantilla
Gestionar el registro de jornada en papel es tan sencillo como imprimir una plantilla, escribir los nombres de los empleados y colocar instrucciones en la entrada, indicando qué datos deben registrar al entrar y salir de la oficina.
Cómo rellenar la hoja de registro de jornada laboral
Rellenar la hoja de registro de jornada laboral es muy simple: basta con anotar la hora de entrada y salida. A menudo, las empresas colocan un reloj junto a la hoja de registro y pueden asignar a un supervisor para que controle que no haya fraude, aunque esto no garantiza la ausencia de manipulaciones posteriores.
Los muchos defectos y riesgos asociados con estos sistemas no significan que medir las horas trabajadas sea negativo, sino que es crucial obtener datos valiosos para analizar el tiempo trabajado, la necesidad de contratar más personal o mejorar la gestión del tiempo.
En todo caso, utilizar una solución digital te permitirá un control más preciso y te preparará para la próxima reforma legislativa.
