Cambios en la gestión de incapacidades temporales: menos burocracia para el trabajador, más carga para la empresa

En el BOE del 5 de enero de 2023 se ha publicado el RD 1060/2022, por el que se modifica el RD 625/2014 de 18 de Julio, regulador de determinados aspectos de la gestión y control de los procesos de incapacidad temporal (IT) en los 365 primeros días. La modificación pretende eliminar «procesos burocráticos y usar los medios telemáticos para alcanzar un mayor grado de eficacia y eficiencia en la gestión pública».

El cambio más relevante es la comunicación directa por la administración a la empresa de los partes médicos de altas y bajas, de tal manera que a partir del 1 de abril (fecha de entrada en vigor) desaparece la obligación del trabajador de entregar a la empresa en el plazo de tres días los partes correspondientes, evitando así, que el trabajador presente el parte físico a la empresa.

Tal y como estipula este Real Decreto en su art 7.2, el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) comunicará a las empresas los datos meramente administrativos. La eliminación de los partes en soporte físico va a suponer una carga de trabajo en la gestión de la empresa, ya que esta debe controlar diariamente las comunicaciones que realice la administración, comunicación que se realizara vía telemática al usuario RED a través de los ficheros FIE de empresas, pero…

¿Qué son estos ficheros FIE?

Estos ficheros esencialmente informan de los partes de baja, confirmación y alta que se han transmitido por el servicio público de salud, y que constan en la base de datos del INSS, el cual permite que a la hora de presentar las liquidaciones de los seguros sociales, se pueda conocer el estado de la situación de las IT de los trabajadores y poder conciliar los datos aportados a la empresa y que deben ser acordes con lo recogido en los informes de datos de cotización.

Este servicio se configura como un canal de comunicación seguro, ágil y de fácil incorporación en las aplicaciones de la gestión de nóminas, y que en principio ayuda no solo al cumplimiento de las obligaciones con la seguridad social sino a evitar incidencias en la conciliación en los tramos con seguridad social.

A “priori” y desde el punto de vista de la administración, es una herramienta de comunicación fácil y segura, pero ¿qué ocurrirá cuando se emita un parte y no esté grabada la incidencia?

Anteriormente, el parte físico permitía minimizar cualquier tipo de incidencia en este sentido, ya que permitía tener la constancia real expedida por el facultativo del proceso de incapacidad temporal de un trabajador ante cualquier error administrativo, con lo cual podía quedar subsanado mediante el canal ACREDITA habilitado por el INSS.

Añadir también que se continúa con la obligación de seguir presentando por el sistema RED y en el plazo de tres días hábiles a partir de la recepción de la comunicación de la baja, los datos que se determinen en la orden ministerial y que está pendiente de desarrollo, con lo cual deberá la empresa (o sus asesores) comunicar los datos económicos para el pago de prestación.

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