Compliance laboral. Prevención y gestión del riesgo normativo en el ámbito laboral

La necesidad de unos adecuados procedimientos y de la definición de políticas de actuación es una necesidad manifiesta en las diferentes áreas de la empresa, pero especialmente en el ámbito laboral, con el fin de evitar que tanto la empresa como sus administradores se vean perjudicados.

El incumplimiento de la legislación vigente en materia laboral puede suponer, la imposición de fuertes sanciones legales, la declaración de nulidad o improcedencia de determinadas decisiones empresariales en el entorno laboral, pérdidas económicas e incluso la pérdida de reputación.

¿CUÁLES SON LAS PRINCIPALES FUNCIONES DEL COMPLIANCE OFFICER?

El Compliance Officer, es un profesional cada vez más demandado dentro de las empresas, con la finalidad de analizar los principales aspectos que inciden sobre la responsabilidad corporativa, sobre todo desde que en 2011 se introdujo en el Código Penal responsabilidades a las personas jurídicas.

En el ámbito laboral, las principales áreas de su actuación son entre otras:

• Definición de procedimientos que como mínimo deberán ser llevados a cabo para asegurarnos de que las obligaciones laborales están siendo cumplidas.
• La situación jurídico-laboral y de Seguridad Social de la sociedad o grupo de sociedades, así como las medidas correctoras que procedan para el cumplimiento normativo de la empresa.
• Estudio de la normativa y convenios colectivos aplicables a la empresa o sociedad.
• Verificar el grado de cumplimiento que la empresa tiene respecto a la jornada, horarios, descansos, permisos y licencias, horas extraordinarias, movilidad geográfica y movilidad funcional.
• Verificar la afiliación y alta en la Seguridad Social de la empresa y de sus trabajadores y la adecuación de las cotizaciones realizadas por la empresa a la Seguridad Social a las normas de cotización existentes en los últimos cuatro años.
• Verificar y comprobar la adecuación de las acciones de prevención realizadas en la empresa (plan de prevención, evaluación de riesgos, planificación de la prevención, equipos de trabajo, formación de los trabajadores, medidas de emergencia, información, consulta y participación de los trabajadores y vigilancia de la salud) a la legalidad vigente en esta materia.
• Etc.

EL CONSEJO DE LOS EXPERTOS

Daniel Blanco Ortega
Socio director del área legal
Audalia Nexia

Desde el proceso de selección e incorporación de un empleado hasta el momento de su desvinculación de la empresa, son múltiples y diversos los riesgos de incumplimiento, algunos de ellos con trascendencia penal, que debemos detectar y prevenir.

La regulación de las relaciones laborales es muy compleja, por cuanto intervienen aspectos no solo laborales, sino también tributarios, administrativos e incluso penales en relación con los derechos fundamentales y la prevención de los riesgos relativos a la seguridad y salud en el trabajo.

Así, por ejemplo, se aprecian riesgos en el adecuado tratamiento de los datos personales en la recepción y custodia de los CV de los candidatos o en la formalización de los contratos de trabajo, respecto de sus condiciones y correcto encuadramiento.

Igualmente, la gestión de la nómina y cotizaciones, la aplicación de deducciones y bonificaciones, el tratamiento de las situaciones de baja, incapacidad laboral derivada de accidente o enfermedad, el respecto al ejercicio de los derechos sindicales y de huelga, son situaciones cotidianas que debemos gestionar adecuadamente, por las graves implicaciones que se derivan del incumplimiento de la normativa aplicable en cada supuesto.

Jose Manuel Tirado Edo
Gerente
Asesorías Nápoles

Dentro del mundo de vorágine normativa, sentencias, jurisprudencia, marcos legales, y criterios cambiantes en el que nos toca poder llevar a cabo nuestros planes estratégicos empresariales, los emprendedores, cada vez más, tenemos la necesidad acuciante de buscar seguridad. Seguridad, por otra parte, nada garantizada a no ser que uno sea un experto en la materia o se rodee de tales. Es en este escenario donde cobra fuerza la figura del compliance laboral o Labour compliance, las principales áreas donde debe actuar podrían resumirse en vigilar las condiciones de trabajo tanto dentro de la propia organización como de las comunidades donde se opera (todos conocemos las críticas recibidas por empresas que fabrican en países del tercer mundo); Prevención de riesgos laborales, Seguridad y salud en el trabajo; definición y vigilancia en materia de igualdad de género y no discriminación; protección de datos personales y prevención de delitos en el ámbito laboral. Aunque parezca que sea una tarea propia de grandes empresas o multinacionales, el compliance laboral, puede reportar beneficios también a empresas de todas dimensiones llegando a prevenir posibles imposiciones de fuertes sanciones, despidos nulos o improcedentes…

Miguel Orellana
Director del Área Laboral
JDA/SFAI

Cuando una empresa decide implantar un plan de prevención de riesgos penales tiene que asimilar como propio tal plan. Cuando digo asimilar digo integrar el plan en el ADN de la empresa. No vale con cumplir el trámite, no se trata de tener un plan para poder un día llevarlo a un Juzgado. La parte más importante es hacer llegar este «compliance» a los trabajadores, pero no como un mero trámite sino como parte del día a día en nuestra empresa. Una vez tenga el código de conducta y el régimen sancionador, explíquelo a sus empleados y fórmelos para que vean que la empresa está implicada y que exigirá a todos su cumplimiento. ¿Y cómo no? Recoja la evidencia de esa formación para que nadie pueda decir nunca que “yo no lo sabía”.