Cada vez más despachos y asesorías nos consultan sobre la posibilidad de implementar herramientas de IA, como ChatGPT, en sus procesos y gestiones internas.
La realidad es que cada día surgen nuevas herramientas de IA que pueden optimizar nuestras gestiones diarias y, si se usan adecuadamente, pueden aumentar nuestra productividad.
Sin embargo, estas herramientas, a pesar de su potencial, también presentan riesgos. Hoy queremos explicarte los pros y contras por si estás considerando implementar ChatGPT en tu negocio:
Ventajas de implementar ChatGPT en tu despacho:
- Mayor eficiencia en ciertos procesos: Reduce el tiempo invertido en tareas repetitivas, permitiendo que los empleados se enfoquen en otras actividades.
- Reducción de costes: Herramientas como ChatGPT permiten automatizar muchos procesos, ahorrando dinero en gestión de agendas, correos electrónicos, análisis de datos, automatización de workflows y creación de contenido, entre otros.
- Capacidad de manejo de datos: ChatGPT tiene una gran capacidad para recopilar, procesar y almacenar grandes volúmenes de información (en su versión teams).
- Apoyo al trabajador: Estas herramientas están diseñadas para ayudar y dar soporte en tareas, no para reemplazar a los empleados. Son útiles para hacer emails, listas, resúmenes, tablas, contenido para redes, tutoriales, resúmenes de noticias y exámenes.
Inconvenientes de implementar ChatGPT en tu despacho:
- Necesidad de formación: Los empleados deben tener conocimientos sobre estas herramientas de IA y saber cómo usarlas correctamente, desde hacer un prompt hasta verificar los resultados y manejar la información adecuada.
- Limitaciones contextuales: ChatGPT puede tener dificultades en situaciones complejas, pudiendo generar respuestas incorrectas o desinformación.
- Riesgo de información falsa: Es crucial contrastar la información generada por ChatGPT.
- Protección de datos: Existe un riesgo en materia de protección de datos al subir documentación con información personal.
- Menor interacción humana: Algunas situaciones requieren interacción humana. No se puede confiar plenamente en herramientas de IA sin supervisión humana.
- Infracción de copyright: La IA utiliza datos que pueden estar protegidos por derechos de autor, lo que plantea interrogantes sobre la propiedad intelectual.
- Transferencia de datos internacionales: Hay riesgos asociados con la transferencia de datos personales fuera de la UE.
- Uso de datos en la versión gratuita: En la versión gratuita de ChatGPT, los datos introducidos se utilizan para entrenar el modelo de OpenAI, mientras que en la versión de pago, los datos se almacenan en servidores conforme a la normativa de la UE en Suecia.
- Riesgos de seguridad: Utilizar herramientas de IA puede conllevar riesgos como brechas de datos y pérdida de reputación de la empresa.
- Actualización continua: Es importante tener la versión de pago de ChatGPT, ya que la base de datos de la versión gratuita está actualizada solo hasta 2021.
Aspectos a tener en cuenta al implementar ChatGPT en tu despacho:
- Capacitación y concienciación: Es vital que todos los empleados prioricen la privacidad del cliente y adopten una filosofía que respete el RGPD.
- Formación en prompts: Establecer un criterio unificado para el uso de estas herramientas.
- Confidencialidad: Respetar siempre las normas deontológicas, evitando introducir datos protegidos y asegurando la anonimización.
- Minimización de datos personales: Proporcionar solo los datos estrictamente necesarios.
- Establecimiento de protocolos de uso: Crear y respetar protocolos sobre cómo y cuándo utilizar ChatGPT.
- Análisis de riesgos: Identificar posibles vulnerabilidades para la privacidad y seguridad de los datos, implementando medidas para reducir los riesgos.
- Evaluación de impacto (PIA): Realizar una evaluación de impacto para identificar y mitigar riesgos asociados con el uso de ChatGPT.
- Delegado de Protección de Datos: Asignar un DPO/DPD para supervisar el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
- Uso de herramientas integradas: Valorar el uso de herramientas de IA integradas en bases de datos comerciales existentes.
- Versión teams de ChatGPT: Recomendar el uso de esta versión que permite crear GPT propios sin alimentar la aplicación con los datos introducidos.
Como puedes ver, utilizar herramientas de IA puede ser muy eficiente, pero también conlleva riesgos si no se hace de manera adecuada, consciente y siguiendo protocolos internos bien definidos.
Incorporar herramientas nuevas a tu despacho requiere considerar todos los aspectos que afecten la privacidad. Si trabajas con nuestro equipo de abogados y tienes preguntas al respecto, no dudes en consultarnos; te ayudaremos a implementar las medidas de seguridad necesarias.
