1. INTRODUCCIÓN

La transición hacia un modelo digital de facturación obligatoria, como parte de las medidas antifraude fiscal, está marcando un antes y un después en las relaciones comerciales en España. Con la publicación de la Orden HAC/1177/2024 y el Real Decreto 1007/2023, el Gobierno refuerza el uso de sistemas informáticos certificados y prepara el camino para la implementación obligatoria de la factura electrónica en todas las actividades empresariales y profesionales.

La Ley 18/2022, conocida como «Ley Crea y Crece,» establece la obligatoriedad de la factura electrónica para todos los empresarios y profesionales, buscando reducir la morosidad comercial y mejorar la transparencia en las transacciones. Esta normativa, desarrollada mediante el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, especifica los requisitos técnicos y funcionales de los sistemas de facturación. Entre las medidas más destacadas, se encuentra la implementación del sistema VERIFACTU, que permitirá el reporte inmediato de datos fiscales a la Agencia Tributaria.

Como ya sabemos, el Gobierno para prevenir la morosidad en las relaciones comerciales y aumentar la transparencia en las transacciones, ha establecido que la facturación electrónica será obligatoria para todos los empresarios y profesionales.

Así lo establece la  Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (“Ley Crea y Crece”) que introduce importantes novedades en este ámbito. En concreto el artículo 12 de la Ley Crea y Crece, modifica el artículo 2 bis de Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, que queda redactado como sigue:

«Artículo 2 bis. Factura electrónica en el sector privado.

A efectos de lo dispuesto en esta ley:

1. 1. Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura.
   2. Las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica a los empresarios y profesionales deberán garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas. De la misma forma, las soluciones y plataformas de facturación electrónica propias de las empresas emisoras y receptoras deberán cumplir los mismos criterios de interconexión e interoperabilidad gratuita con el resto de soluciones de facturación electrónica.
   3. Durante un plazo de cuatro años desde la emisión de las facturas electrónicas, los destinatarios podrán solicitar copia de las mismas sin incurrir en costes adicionales.

3 bis. El receptor de la factura no podrá obligar a su emisor a la utilización de una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.

1. 4. Las empresas prestadoras de los servicios a que alude el artículo 2.2, deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones con particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente. Este deber es independiente del tamaño de su plantilla o de su volumen anual de operaciones.

No obstante, las agencias de viaje, los servicios de transporte y las actividades de comercio al por menor solo están obligadas a emitir facturas electrónicas en los términos previstos en el párrafo anterior cuando la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos.

1. 5. El Gobierno podrá ampliar el ámbito de aplicación de lo dispuesto en el apartado 4 a empresas o entidades que no presten al público en general servicios de especial trascendencia económica en los casos en que se considere que deban tener una interlocución telemática con sus clientes o usuarios, por la naturaleza de los servicios que prestan, y emitan un número elevado de facturas.
   6. Las facturas electrónicas deberán cumplir, en todo caso, lo dispuesto en la normativa específica sobre facturación.

Así mismo, los sistemas y programas informáticos o electrónicos que gestionen los procesos de facturación y conserven las facturas electrónicas deberán respetar los requisitos a los que se refiere el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, y su desarrollo reglamentario.

1. 7. Las empresas prestadoras de servicios a que alude el apartado 4 deberán facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.

Deberán habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.

1. 8. El período durante el que el cliente puede consultar sus facturas por medios electrónicos establecido en el artículo 2.1.b) no se altera porque aquel haya resuelto su contrato con la empresa o revocado su consentimiento para recibir facturas electrónicas. Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.
   9. Las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros. La sanción se determinará y graduará conforme a los criterios establecidos en el artículo 19.2 de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza. Idéntica sanción puede imponerse a las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que no cumplan las demás obligaciones previstas en el artículo 2.1. Es competente para imponer esta sanción la persona titular de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial.
   10. El procedimiento de acreditación de la interconexión y la interoperabilidad de las plataformas se determinará reglamentariamente.»

De acuerdo con la Disposición final octava de la Ley Crea y Crece,  el artículo 12, relativo a la facturación electrónica entre empresarios y profesionales, producirá efectos, para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros, al año de aprobarse el desarrollo reglamentario. Para el resto de los empresarios y profesionales, este artículo producirá efectos a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario. La entrada en vigor del artículo 12 está supeditada a la obtención de la excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido.

Además, en el BOE del día 6 de diciembre de 2023 se aprobó el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.

Una de las medidas más relevantes de este Real Decreto 1007/2023 es que las empresas deberán remitir sus facturas a Hacienda de manera instantánea. Para facilitar la implementación de estas nuevas responsabilidades, Hacienda facilitará a pymes y autónomos un sistema de facturación electrónica, denominado VERIFACTU, que permitirá el envío inmediato de las facturas al fisco. En un inicio se había informado de que VERIFACTU entraría en vigor en julio de 2025, sin embargo, finalmente parece que la medida se va a retrasar hasta julio de 2026.

Asimismo, hay que destacar que el pasado 28 de octubre de 2024 se publicó en el BOE la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, que detalla las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales.

Por último, en el BOE del día 31-12-2024, se ha aprobado Resolución de 18 de diciembre de 2024, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, por la que se aprueban los documentos normalizados para acreditar la representación de terceros en el procedimiento para el envío de los ficheros que contienen registros de facturación generados por sistemas de emisión de facturas, a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Normativa aplicable

• Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (“Ley Crea y Crece”)
• Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
• Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre; y en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
• Resolución de 18 de diciembre de 2024, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, por la que se aprueban los documentos normalizados para acreditar la representación de terceros en el procedimiento para el envío de los ficheros que contienen registros de facturación generados por sistemas de emisión de facturas, a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria.
• BORRADOR DEL PROYECTO DE REAL DECRETO POR EL QUE SE DESARROLLA LA LEY 18/2022, DE 28 DE SEPTIEMBRE, DE CREACIÓN Y CRECIMIENTO DE EMPRESAS EN LO REFERIDO A LA FACTURA ELECTRÓNICA ENTRE EMPRESAS Y PROFESIONALES.

¿Es lo mismo VERIFACTU que la factura electrónica?

No. Se confunde factura electrónica con VERIFACTU.

Aunque ambos conceptos suelen confundirse, VERIFACTU y la factura electrónica tienen funciones diferentes:

• Factura electrónica: Documento digital que contiene la información completa de una transacción comercial. Su uso será obligatorio entre empresarios y profesionales, empleando formatos estándares como Facturae.
• VERIFACTU: Sistema de control fiscal que exige la transmisión instantánea de un resumen estructurado de la factura a la Agencia Tributaria. Este sistema incluye datos clave como los desgloses impositivos y asegura la trazabilidad de los registros mediante huellas digitales o «hashes.»

Entrada en vigor del sistema de facturación electrónica (VERIFACTU)

Inicialmente, la obligatoriedad estaba prevista para julio de 2025, pero la Dirección General de Tributos (DGT), ante la alta demanda de soporte técnico que se espera, ha planteado un esquema escalonado: las sociedades tendrán hasta el 1 de enero de 2026 para adaptarse, mientras que los autónomos dispondrán de plazo hasta el 1 de julio de 2026. Este cambio busca facilitar la transición a la facturación electrónica, una medida clave en la lucha antifraude fiscal.

¿Cuándo va a ser obligatoria la factura electrónica entre empresarios y profesionales?

Aún no existe una fecha concreta para la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria: la Ley Crea y Crece comenzó a aplicarse el pasado 19 de octubre de 2022, con la excepción (entre otras) de su artículo 12, que es el que desarrolla esta nueva obligación para empresarios y profesionales, como ya hemos comentado.

En concreto, la facturación electrónica comenzará a aplicarse:

• En el plazo de un año a partir de su desarrollo reglamentario para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros.
• Para el resto de empresarios y profesionales, el margen de adaptación será de dos años desde la aprobación de dicho desarrollo reglamentario.

Por tanto, a partir de esas fechas (aún por determinar), empresarios y profesionales en toda España deberán adaptarse a las exigencias de la nueva ley.

Para hacer frente a su implantación, se han puesto a disposición de autónomos y pymes las ayudas del Kit digital para factura electrónica.

2. SISTEMAS INFORMÁTICOS DE FACTURACIÓN (SIF) Y VERI*FACTU

En general, los términos VERI*FACTU o reglamento VERI*FACTU son formas abreviadas, coloquiales y significativas –aunque inexactas– de referirse al reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

Este reglamento desarrolla parcialmente el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT), introducido por la «ley antifraude» (Ley 11/2021, de 9 de julio), en lo que se refiere a sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación (denominados abreviadamente sistemas informáticos de facturación o SIF) de quienes desarrollen actividades económicas, es decir, de empresarios y profesionales.

Este reglamento y el real decreto que lo aprueba imponen una serie de requisitos a los sistemas informáticos que se utilicen para expedir facturas, con el objetivo de evitar o dificultar y detectar que se pueda cometer fraude en ese proceso.

Resumidamente, obligan a que esos SIF, en el momento de expedición de la factura, generen y guarden o remitan a la Agencia Tributaria un resumen de la factura –llamado registro de facturación– que lleva incorporada una serie de medidas de seguridad y control, como son la huella digital de sus datos, la inclusión de información del anterior registro generado (lo que permite verificar que no hay omisiones) y, en su caso, la firma electrónica del emisor del mismo. Asimismo, obligan a los SIF a que incluyan un código QR en la factura expedida, cuya lectura (por ejemplo, con la cámara de un teléfono móvil) permite a quien reciba dicha factura remitir fácilmente ciertos datos de la misma a la Agencia Tributaria, para su posible verificación.

Cabe señalar que el término VERI*FACTU con el que se suele conocer tanto a este reglamento como al Real Decreto que lo aprueba proviene del nombre de uno de los 2 tipos de SIF contemplados por el reglamento que se puede utilizar para cumplir con esta normativa y cuya característica más destacada es que remiten a la Agencia Tributaria un resumen estructurado de los datos de cada factura (denominado registro de facturación de alta) en el mismo momento de su expedición.

La Agencia Tributaria ha publicado en su web una lista de preguntas frecuentes sobre los Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU.

 ¿Cuál es su objeto y ámbito territorial?

El reglamento tiene como objetivo regular los requisitos técnicos y funcionales que deben cumplir los sistemas informáticos utilizados en procesos de facturación por actividades económicas. Estos sistemas deben garantizar la integridad, conservación, trazabilidad y accesibilidad de los registros sin alteraciones. Su aplicación abarca todo el territorio español, incluyendo las especificidades de los regímenes forales (País Vasco y Navarra) y territorios con normativas específicas como Canarias, Ceuta y Melilla.

¿A qué obligados tributarios resultan de aplicación?

El reglamento se aplica a:

• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (excepto ciertas entidades exentas).
• Personas físicas que realicen actividades económicas.
• Contribuyentes del IRNR con establecimiento permanente.
• Entidades en régimen de atribución de rentas con actividades económicas.
• Productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación.

Se excluyen:

• No se aplicarán a los contribuyentes que lleven los libros registros a través de la Sede electrónica de la AEAT mediante el suministro electrónico de los registros de facturación (SII).
• El Reglamento también prevé la posibilidad de que el Departamento de Inspección de la AEAT, previa solicitud, otorgue alguna dispensa en la aplicación de este Reglamento, en relación con determinados sectores empresariales o profesionales u operaciones, respecto de los que se aprecien circunstancias excepcionales.

¿Qué operaciones determinan que los sistemas informáticos deban someterse a las nuevas previsiones?

Las nuevas normas resultarán de aplicación a los sistemas informáticos de facturación en relación con las operaciones correspondientes a la actividad de los obligados tributarios señalados en el apartado anterior, con las siguientes excepciones:

• A los contribuyentes que tributen por el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA en las operaciones con expedición de recibo
• A los contribuyentes en recargo de equivalencia y régimen simplificado de IVA y a los que el Departamento de Gestión autoriza a no emitir factura
• Las relacionadas con determinadas entregas de energía eléctrica o las facturadas por la Comisión Nacional de Energía y por cuenta de distribuidores y de los productores de energía eléctrica en régimen especial o de sus representantes.
• Las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes en el extranjero.

¿Qué sistemas informáticos deberán utilizar los empresarios y profesionales afectados?

Los obligados tributarios pueden realizar el cumplimiento de las nuevas obligaciones utilizando las siguientes opciones:

• Un sistema informático propio (que cumpla los requisitos establecidos en la Ley General Tributaria y en el propio reglamento que comentamos), que debe contar con una declaración responsable de la que quede constancia formal, expedida por la persona o entidad productora, fabricante o desarrolladora del mismo, debiendo certificar que sus sistemas informáticos se ajustan a las normas y responden ante quienes los adquieran o utilicen para dar soporte a sus procesos de facturación, pudiendo ser solicitada por el cliente o por la Administración. Esta declaración responsable deberá constar por escrito y de modo visible. Además, incluirá los datos referentes al sistema informático, así como conocer las características de la instalación del mismo y debe contener los datos identificativos y de localización del productor del mencionado sistema informático y la fecha y lugar en que la firma.

Se admite la posibilidad de utilización de un mismo sistema informático por parte de varios obligados tributarios siempre que los registros de facturación de cada uno de ellos estén diferenciados y los requisitos se cumplan por separado para cada uno de ellos.

• La aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración tributaria.

¿Qué requisitos deberán cumplir los sistemas y programas informáticos?

Se establece que los sistemas informáticos y que se utilicen para registrar y documentar las entregas de bienes y prestaciones de servicios deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, e inalterabilidad de los registros de facturación. Además, el sistema informático deberá tener capacidad de remitir por medios electrónicos a la Administración tributaria, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente, todos los registros de facturación generados y contar con un registro de eventos que recoja automáticamente, en el momento en que se produzcan, determinadas interacciones con dicho sistema informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso, guardando los datos correspondientes a cada uno de ellos, que deberán poder ser consultados desde el propio sistema informático.

En los sistemas informáticos deberá encontrarse debidamente disociado el acceso a la información con trascendencia tributaria del acceso a la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la consulta y al resto de funcionalidades exigidas sobre la información de los registros de facturación y de eventos.

Registros de facturación

Se indica que el sistema informático debe generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, especificándose el contenido mínimo a generar. Así deberán incluir, entre otros datos:

• Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
• El número y, en su caso, serie de la factura.
• La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.
• El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada.
• La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
• Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.

Se establece la posibilidad de generar un registro de facturación de anulación cuando erróneamente se haya emitido una factura y sea necesario, por lo tanto, anular su correspondiente registro de facturación de alta.

Por último, se introduce la necesidad de generar huella o «hash» a los registros de facturación, así como firmarlos electrónicamente.

Certificación de los sistemas informáticos

Es el productor del sistema el que deberá certificar que el sistema cumple con la normativa, y lo hará mediante una declaración responsable efectuada por escrito y de modo visible, para que la pueda ver el comercializador y el usuario.

Esa declaración responsable incluirá los datos referentes al sistema informático que permitan identificarlo, conteniendo también los datos del productor y la fecha y lugar de la firma.

Verificación del cumplimiento de la obligación por la Administración tributaria

Sujetándose a lo prevenido en la Ley General Tributaria, la Administración tributaria podrá personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema, pudiendo exigir el acceso completo e inmediato a los registros de facturación y de eventos o sus copias seguras, así como descargarlo o copiarlo y consultar los datos. Asimismo, podrá requerir y obtener copia de los registros conservados y podrá requerir a los productores o comercializadores la información que necesite para verificar que el sistema cumple los requisitos exigidos por este Reglamento.

Posibilidad de remisión de los registros de facturación a la Administración tributaria

Se establece la posibilidad al obligado tributario que utilice sistemas informáticos de facturación para que, de forma voluntaria, cumpla con ciertas especificaciones técnicas (que tienen que establecerse) de remisión inmediata y segura a la AEAT de todos los registros de facturación generados.

Se precisa que tienen la consideración de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU», aquellos sistemas informáticos propios que sean utilizados por el obligado tributario para remitir efectivamente por medios electrónicos a la AEAT de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación generados. Además, no tendrán la obligación de realizar la firma electrónica de los registros de facturación, siendo suficiente con que calculen la huella o «hash» de dichos registros.

Se entenderá que un obligado tributario opta por este sistema, por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT. Esta opción se prolongará, al menos, hasta la finalización del año natural en el que se haya producido, de forma efectiva, el primer envío de los registros de facturación.

Posibilidad de remisión de información por parte del receptor de la factura

Se posibilita al receptor de la factura (empresario o consumidor final) de proporcionar a la AEAT de forma voluntaria determinada información de la misma facilitando los datos contenidos en el código «QR» de la factura, sin que esta remisión de información tenga la consideración de denuncia pública.

En los casos en que en la factura sea «VERI*FACTU» el receptor podrá verificar si la factura ha sido remitida por el emisor a la AEAT.

Integración de los registros de facturación en los libros registro

Se prevé que se desarrollará la posibilidad de integrar los registros de facturación generados y remitidos a la AEAT por medio de los «Sistemas de emisión de facturas verificables» en el contenido del libro registro de facturas expedidas que se regula en el Reglamento del IVA, y, del mismo modo, se podrá desarrollar dicha posibilidad respecto de los libros registros de ventas e ingresos, y de ingresos, a que se refiere el artículo 68 del Reglamento del IRPF.

Orden Ministerial por la que se regulan los Sistemas Informáticos de Facturación de empresarios y profesionales y VERI*FACTU

El 28 de octubre de 2024 se ha publicado la Orden HAC7/1177/2024, de 17 de octubre, que completa el desarrollo normativo del artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, en relación específicamente con los Sistemas Informáticos de Facturación de Empresarios y Profesionales.

La publicación de esta Orden Ministerial supone el inicio del cómputo del plazo máximo de 9 meses en el que los fabricantes y comercializadores de sistemas de facturación para empresarios y profesionales deberán comercializar productos adaptados a la normativa. Este plazo máximo no impide que la comercialización de sistemas informáticos de facturación adaptados pueda iniciarse con mayor antelación, toda vez que los fabricantes y desarrolladores de sistemas de facturación han estado permanentemente informados del contenido de los anexos técnicos de esta Orden Ministerial durante su elaboración.

La publicación de esta Orden Ministerial supone el cumplimiento de desarrollo que se establece en la Disposición final tercera del Real Decreto 1007/2003, de 5 de diciembre, cuyos objetivos más destacables son:

• Reforzar la obligación de emitir factura de todas las operaciones que realizan empresarios y profesionales.
• Conseguir que todas las operaciones que se realicen se graben en el sistema informático de manera segura, no manipulable, accesible y con una estructura y formato estándares para facilitar la legibilidad de los registros, el análisis automatizado y la simultánea remisión a la Administración tributaria.
• Facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, tal y como se ha constatado en aquellos países en que se ha implantado la obligación de remisión de los datos de forma previa, inmediata o posterior al momento de realización de las operaciones.

El Real Decreto 1007/2023 establece requisitos que refuerzan la seguridad e integridad de los registros de facturación. A través de este reglamento, se detallan los atributos que deben garantizar los sistemas de facturación en lo que respecta a la integridad, conservación y legibilidad de los datos. Además, introduce la obligatoriedad de incluir códigos QR y frases específicas en las facturas emitidas por estos sistemas. La finalidad es asegurar la rastreabilidad y autenticidad de las facturas emitidas electrónicamente, permitiendo una mejor supervisión y verificación por parte de la administración tributaria.

Uso de un sistema informático para múltiples contribuyentes

Cuando un mismo sistema de facturación es empleado por varios contribuyentes, este debe operar como si fuera un sistema separado para cada uno de ellos. Esto implica gestionar de forma independiente los registros de cada contribuyente, crear cadenas de registros individuales, funcionar de manera autónoma como sistema «VERI*FACTU» para cada uno y mostrar, de forma clara, la identidad del contribuyente en cada operación en curso. Además, cuando el sistema soporta múltiples usuarios, debe mostrar su estado actual (alta, baja, etc.) mediante mensajes explicativos.

Características del sistema VERI*FACTU

El sistema «VERIFACTU» permite la conexión directa con la sede electrónica de la Agencia Tributaria, enviando registros de facturación automáticamente en el momento de su emisión. Este método garantiza a la administración un acceso en tiempo real a la actividad económica de las empresas, y los sistemas etiquetados como «VERIFACTU» se presumen conformes con los requisitos legales.

Requisitos para la remisión de información a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT)

Para que los sistemas informáticos envíen registros de facturación a la AEAT, deben cumplir con las siguientes especificaciones:

• Estar conectados a Internet para comunicarse con los servicios electrónicos de la AEAT.
• Gestionar certificados electrónicos para la autenticación y firma de los registros.
• Enviar los registros en el formato y con las garantías de seguridad estipuladas, de forma automatizada o en respuesta a requerimientos.
• Procesar adecuadamente las respuestas recibidas de la AEAT.

Garantías de integridad e inalterabilidad de los registros

La normativa exige que los sistemas aseguren la integridad e inalterabilidad de los registros mediante la generación de una huella o «hash» para cada registro, facilitando una verificación rápida. Los registros deben firmarse electrónicamente, y el sistema debe verificar tanto la firma como la cadena de registros cuando se conservan en el sistema. Si se detecta una vulneración en la integridad, el sistema activará una alarma y generará un registro de evento detallando el incidente.

Remisión de los registros de facturación a la AEAT

Al enviar registros de facturación a la AEAT, los sistemas informáticos deben identificarse electrónicamente utilizando certificados válidos, cumpliendo con los requisitos mínimos de autenticación establecidos para el ámbito de las Administraciones Públicas. El envío puede ser realizado directamente por el contribuyente o por un representante autorizado.

Declaración responsable de los sistemas informáticos

Cada sistema de facturación debe incluir una declaración responsable, elaborada por el productor, que garantice el cumplimiento de la normativa vigente. Esta declaración debe contener información estructurada sobre el sistema, incluyendo su nombre, código identificador, versión específica, componentes y funciones, además de especificar si cumple con el reglamento y si es compatible con «VERI*FACTU». Asimismo, debe incluir los datos de contacto y la identificación de la entidad productora.

Inicio y renuncia al sistema VERI*FACTU

Los sistemas pueden comenzar su funcionamiento como «VERIFACTU» en cualquier momento, pero deben mantener este estado hasta el final del año natural. Para renunciar al uso de «VERIFACTU», el contribuyente debe notificar a la AEAT la última fecha de funcionamiento como tal, enviando esta información antes del último día del año en el que se desea renunciar. 

3. FACTURA ELECTRÓNICA OBLIGATORIA

La Ley Crea y Crece, en vigor desde el pasado mes de octubre de 2022, introdujo la factura electrónica obligatoria para empresarios y profesionales, una medida para la que conviene prepararse, puesto que su desarrollo reglamentario ya está en proceso y, con él, comenzará a correr el plazo para adaptarse a este cambio normativo.

¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica obligatoria, establecida por la Ley Crea y Crece, se define como un documento expedido y recibido en formato electrónico para documentar transacciones comerciales entre empresarios y profesionales. Debe cumplir con un contenido mínimo y unas especificaciones técnicas definidas en el reglamento. Las facturas pueden emitirse mediante programas de la Agencia Tributaria o sistemas certificados y deben mantenerse accesibles para lectura, descarga o copia durante al menos 4 años.

Reglamento y desarrollo normativo

Esta medida, vigente desde octubre de 2022, busca avanzar en la digitalización de transacciones y reducir la morosidad comercial. El reglamento asociado detalla los requisitos técnicos y de información, alineándose con estándares globales para facilitar la adaptación de las empresas.

El 15 de junio de 2023 vio la luz el borrador de proyecto de Real Decreto por el que se por el que se desarrolla la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece) en lo referido a la factura electrónica entre empresas y profesionales. Una vez aprobado, se iniciará el plazo para que empresarios y profesionales implementen el nuevo sistema.

Objetivo principal

El propósito de la factura electrónica es combatir la morosidad, un problema recurrente que afecta la liquidez y rentabilidad de muchas empresas, especialmente pymes. El formato digital asegura mayor trazabilidad, control de pagos y facilita la supervisión por parte de la Agencia Tributaria.

Monitorización y transparencia

El reglamento permitirá a la Agencia Tributaria obtener estadísticas de las facturas electrónicas, controlar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad comercial y remitir la información al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, que publica anualmente un listado de empresas que incumplen los plazos de pago.

Fruto de este mandato, una vez aprobado este desarrollo legal, que ya está en camino y que aún puede sufrir modificaciones, comenzará a correr el reloj para que empresarios y profesionales de toda España se adapten al nuevo sistema de emisión de factura y saber cómo hacer facturas electrónicas

El objetivo de la factura electrónica obligatoria es principalmente reducir la morosidad, una de las grandes causas de los problemas de liquidez y rentabilidad de muchas empresas, especialmente en el marco de las pymes. Así, el formato digital garantiza una mayor trazabilidad y control de pagos entre empresarios y profesionales.

En este sentido, el futuro reglamento permitirá a la Agencia Tributaria extraer “información estadística de las facturas electrónicas remitidas al sistema público de facturación electrónica”, así como “monitorizar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad comercial”.

Esta información se hará llegar, “al menos, al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada”. Cabe recordar que el Observatorio Estatal de la Morosidad Privada publica anualmente un listado de empresas que han incumplido los plazos de pago.

Aspecto Destacado	Descripción
Obligación de Factura Electrónica	Impuesta por la Ley 18/2022 para empresarios y profesionales.
Sistema VERIFACTU	Modelo de reporte fiscal inmediato a la AEAT para evitar fraude.
Cronograma	Implementación escalonada: enero 2026 para empresas, julio 2026 para autónomos.
Requisitos técnicos	Generación de registros automáticos, inalterabilidad, transmisión segura y códigos QR.
Declaración responsable	Obligatoria para productores de sistemas, certificando cumplimiento normativo.
Sanciones	Multas de hasta 150.000 euros por fabricar sistemas no conformes.
Beneficios	Mayor eficiencia, reducción de errores, trazabilidad y ahorro de costes.
Adaptación empresarial	Requiere capacitación del personal y actualización tecnológica.
Integración en Libros Registro	Posibilidad de automatizar la integración con registros obligatorios de IVA e IRPF.
Ayudas	Programas como el Kit Digital disponibles para pymes y autónomos.

La digitalización en la facturación es una realidad inminente. Empresas y profesionales deben prepararse para garantizar el cumplimiento normativo, minimizando riesgos y aprovechando las oportunidades que brinda esta transformación.