Publicado el reglamento de factura electrónica con las condiciones que deben cumplir los programas de facturación

El Boletín Oficial del Estado (BOE) publicó el pasado 28 de octubre una Orden Ministerial que establece los requisitos que deberán cumplir todos los programas de facturación que usen las empresas para ser reconocidos como legales ante Hacienda y alinearse con la Ley Antifraude. Con la entrada en vigor de esta norma, se inicia el plazo para que las empresas actualicen o reemplacen sus programas de facturación antiguos por aquellos que estén certificados y adaptados a los nuevos requisitos.

¿Qué establece esta nueva norma?

La normativa recoge las condiciones que los programas de contabilidad y facturación deberán cumplir para adaptarse a la facturación electrónica y al sistema Veri*factu, el cual permitirá a los negocios enviar automáticamente todas sus facturas a la Agencia Tributaria.

¿Cuáles son los requisitos que deberán cumplir los programas de facturación para ser legales?

Las condiciones que deben cumplir los programas de facturación para ser homologados por la Agencia Tributaria incluyen:

1. Registro de facturación: Por cada venta o servicio prestado, debe generarse un registro de facturación al momento de emitir la factura o inmediatamente antes.
2. Protección de datos: Los registros de facturación deben ser inalterables, garantizando que los datos no puedan ser modificados ni por el sistema, ni por el usuario, ni por cualquier otro dispositivo externo.
3. Trazabilidad: Los registros deben estar encadenados para que pueda seguirse su rastro desde el primero hasta el último, permitiendo una verificación clara y confiable.
4. Registro de eventos: El sistema debe documentar automáticamente todas las interacciones, operaciones y sucesos, como el encendido y apagado del sistema.
5. Separación de datos confidenciales: La información tributaria debe estar separada de cualquier dato confidencial de carácter no patrimonial, facilitando el acceso de la Administración tributaria a la información relevante.

Además, los registros de facturación deberán incluir datos como el número de identificación fiscal, el nombre del obligado a emitir la factura, el número y serie de la factura, las fechas de expedición y de las operaciones documentadas, el tipo de factura, la descripción general de las operaciones y el importe total, y el régimen aplicado para el IVA u otras operaciones relevantes.

Medidas de seguridad adicionales

La norma introduce dos medidas de seguridad: un ‘hash’ encadenado, que crea una huella única para cada factura vinculándola a facturas anteriores, y la firma electrónica de los registros, que solo es opcional en caso de envío voluntario a la Agencia Tributaria.

Veri*factu y su implementación

Respecto al sistema Verifactu, los programas de facturación deberán incluir la opción de remitir las facturas a la Agencia Tributaria automáticamente. Algunos sistemas permitirán activar o desactivar esta función, y si se activa, se considerará «Verifactu»; en caso contrario, «No Veri*factu».

Plazo de adaptación

• Para desarrolladores de software: Los programas deberán adaptarse a los requisitos antes del 29 de julio de 2025.
• Para empresas: La fecha límite es el 1 de julio de 2025, aunque se prevé que la Agencia Tributaria podría extender el plazo hasta enero de 2026.

Certificación y responsabilidad

Las empresas deben asegurarse de que el software que adquieran esté debidamente certificado. La responsabilidad de garantizar que el software cumpla con los requisitos recae en el desarrollador, quien deberá responder ante Hacienda si no se cumplen las especificaciones.

Sanciones por incumplimiento

Las multas para los desarrolladores que no cumplan los requisitos ascienden a 150.000 € por cada ejercicio. Las empresas que usen programas no certificados podrían enfrentarse a multas de 50.000 € por cada ejercicio.

Para acceder al texto completo de la Orden Ministerial y consultar todas las especificaciones para la homologación de software, puedes visitar nuestra página web: www.facturaelectronicaempresas.es.

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